Секретарь/помощник руководителя

ЧУ ДО "Школа 360 градусов"

Условия работы

Город

Егорьевск   –   на карте

Заработная плата

60 000 — 70 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Условия

Пн-пт 9:30-18:30

(перерыв на обед 12:30-13:30)

оформление по ТК

Заработная плата устанавливается индивидуально после собеседования, с учетом образования и опыта работы.

Обязанности

1. Административная поддержка:

-Координация работы преподавателей и аудиторий.

-Организация встреч, консультаций, вступительных тестирований.

-Прием звонков, писем, онлайн-заявок; распределение информации внутри команды.

2. Работа с клиентами:

-Консультирование по курсам, условиям обучения, расписанию.

-Регистрация студентов, заключение договоров, сопровождение клиента на всех этапах.

-Ведение клиентской базы, работа в CRM.

3. Документационное сопровождение:

-Подготовка и оформление договоров, актов, справок, отчетов.

-Ведение журналов посещаемости и учета.

-Архивирование документов в соответствии с требованиями.

4. Финансовое взаимодействие:

-Контроль текущих платежей и задолженностей.

-Подготовка финансовой отчетности для бухгалтерии.

5. Соблюдение нормативных требований:

-Контроль соблюдения санитарных норм (СанПиН) в помещениях школы.

-Обеспечение выполнения требований пожарной безопасности (ведение журналов инструктажей, контроль наличия огнетушителей, планов эвакуации и пр.).

-Организация и участие в проверках, взаимодействие с контролирующими органами при необходимости.

6. Хозяйственные и организационные задачи:

-Заказ канцелярских принадлежностей, учебных материалов и расходников.

-Контроль наличия чистящих средств, питьевой воды, туалетных принадлежностей и др.

-Взаимодействие с сервисными службами (уборка, ремонт, техподдержка).

-Взаимодействие с поставщиками коммунальных и хозяйственных услуг (вода, газ, электричество, вывоз мусора, уборка, доставка и пр.).

-Оперативное реагирование в случае аварийных ситуаций (утечка воды, запах газа, отключение электричества):

-Вызов аварийных или экстренных служб.

-Информирование руководства и сотрудников.

-Контроль устранения последствий (уборка, проветривание, техническое восстановление и т.д.).

7. Ведение социальных сетей и онлайн-коммуникаций:

-Ведение и обновление аккаунтов школы в соцсетях .

-Публикация новостей, расписаний, анонсов мероприятий.

-Ответы на сообщения и комментарии, взаимодействие с подписчиками.

-Помощь в подготовке контента (фото/видео с занятий, истории, тексты постов).

При необходимости - координация работы с SMM-специалистом или дизайнером.

8. Участие во внутренних процессах:

-Поддержание порядка на ресепшене и в зонах ожидания.

-Участие в организации мероприятий: открытые уроки, тестирования, праздники.

-Поддержка преподавателей и административной команды.

Требования к кандидату *

Образование

Среднее

Опыт работы

От 1 года

Требования

Обязательные:

Грамотная устная и письменная речь.

Уверенный пользователь ПК (Word, Excel / Google Таблицы), мессенджеров и базовых онлайн-сервисов.

Умение работать с документами: договора, акты, справки, внутренние журналы.

Опыт работы с клиентами (желательно в образовании, сфере услуг или администрировании).

Способность организовать рабочие процессы: расписание, прием звонков, документацию, бытовые вопросы.

Ответственность, внимательность, умение быстро реагировать в нестандартных ситуациях (например, при авариях или отключениях).

Готовность к многофункциональной работе - от общения с клиентами до вызова аварийки.

Желательные:

Опыт работы в образовательной организации или языковой школе - будет плюсом.

Знание основ ведения соцсетей (VK, Telegram) и умение быстро отвечать на сообщения.

Базовое понимание требований СанПиН и пожарной безопасности (или готовность пройти инструктаж).

Навыки ведения внутренней отчетности, взаимодействия с коммунальными службами и подрядчиками.

Личные качества:

Вежливость, доброжелательность, клиентоориентированность.

Стрессоустойчивость и способность быстро принимать решения.

Аккуратность и дисциплина.

Готовность обучаться и развиваться вместе с командой.